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如何避免协作倦怠

责任编辑:cres 作者:Paul Heltzel |来源:企业网D1Net  2020-02-05 13:11:35 原创文章 企业网D1Net

很多研究人员和技术负责人认为,尽管协作工具在企业中无处不在,但用于智能地管理由协作工具及其内部创建的信息流的实践却并非如此。因此,这些协作工具经常导致过载和倦怠。
 
例如,添加新的工作场所聊天应用程序的任何人都可以从数十种选项中进行选择,这就是问题的一部分。它们是跨团队、时区和距离进行协作的强大工具。巴布森学院全球领导力教授Rob Cross表示,采用这些工具所产生的需求的数量和速度,以及员工不断监控的渠道的多样性正在使工作人员疲惫不堪。
 
Cross说:“协作过载直到现在让人一直感觉良好。获得成就、地位或提供帮助是其驱动力,这会一直持续到人们对此感觉到倦怠。并很难摆脱对自己的要求。”
 
他与数十位成功的商业领袖为此探讨这个问题,他们表示,在聊天、电子邮件和会议等多个应用程序中的工作量很大。
 
Cross说:“我们听到的是他们不堪重负的故事。他们正在以下平台上进行管理:例如Slack、Team频道、IM、视频、工作管理系统、识别系统等。这个问题在高绩效管理者中尤为明显。”
 
Cross说:“这些工具可能是很好的工具,但是所有这些可能使事情变得更快的技术并没有真正做到这一点。特别是对于那些全心投入职业生涯的管理者来说,人们都在对他们寄予期望。总是由他们来弄清楚‘如何创造工作和生活的表象?’这样的个问题。”
 
LumApps公司首席执行官Sébastien Ricard表示:“协作应用程序的倦怠是真实存在的。更多的选择会导致更大的压力,这并不奇怪。消费者行为专家对此进行了研究。如今的员工比以往任何时候都更容易接触,这就给他们设定了一个期望,即他们必须立即对每一次沟通做出回应。”
 
Teaming公司首席执行官Tim Mulron表示,他认为过度依赖协作工具有时会导致缺乏指导。
 
Mulron说,“确保团队的任务明确,了解优先级,并且在运营方式上达成共识,从而消除了许多不必要的异步通信。让同事们自由共享很重要,但保持安全的空间对于促进团队敬业度和团队绩效至关重要。虚拟协作工具应像其他所有工具一样适度使用。而只是因为可以在凌晨4点给同事发送信息,但这并不意味着应该这样做。”
 
Cross的研究发现,协作占用了企业管理人员大约85%的时间,大约是10年前的两倍。他说,这是因为各种团队之间的相互依存度越来越高。
 
他说:“在时区和全球化方面,这对我们必须在全球范围内开展更多协作的方式而言意义重大。部门工作之间的相互依存度也提高了,生产的产品变得复杂,无论是汽车、药品、咨询项目还是金融交易。有越来越多的专业部门需要合作生产这些产品。这些东西真的很多都不会消失。”
 
Igloo Software公司市场与战略副总裁Mike Hicks表示,看到很多企业员工和领导团队正在超负荷工作,或者丢失重要信息,或者获得超出预期的处理能力。Hicks说:“这两种情况都不理想,这会导致员工敬业度降低和生产率下降,这都是协作倦怠的关键标志。”
 
协作倦怠的迹象
 
协作倦怠的一个可能指标是协作和共识束缚在一起,并使决策过程瘫痪。Mulron说,“协作工具能够让每个人都有发言权,这很好,但是仍然需要确定何时进行足够的对话。协作工具仅与使用它们的团队和他们为完成工作以及如何制定决策而定义的规范一样好。生产力是良好商业决策的后续指标,因为这对于决策最有效。”
 
协作倦怠可能很难发现,因为它会随着时间的推移而累积,而不是像某些人所预期的那样,将会持续增长。
 
Cross说:“数月或数年来,很多人的工作更加努力,最终不堪重负,并导致创造力下降,消极反应增加。他们可能并没有完全将身心投入到会议中,当忙忙碌碌却没有什么执行力的时候,就会想知道到底发生了什么。这可能是一件大事。”
 
他表示,一些组织企业尝试采用敏捷实践来解决该问题。但是经常发现,生产率的实际瓶颈并非来自工具本身,而是少数有关联的员工正在处理数量不成比例的需求。在创建新的工作流之后仍然会发生这种情况。他说:“最终需要将人们从现有的工作流程中解脱出来。他们仍然需要得到答案才能让事情继续下去。那么如何系统地转移这些需求?我们发现,与其说是技术问题,不如说是自我管理问题。”
 
避免倦怠的解决方案
 
Cross表示,大多数组织都没有评估通过协作工具向员工提出的需求类型,也没有人跟踪使用这些工具所花费的时间。
 
他说:“真正重要的是,它在整个组织中都是看不见的,除非我们能够更好地看到。如果我们采用Slack或Teams或Cisco的产品或其他产品,对这种模式的实际影响是什么?连通性是否在推动人们想要的结果?还是会有意想不到的后果?”
 
Cross表示,最有效的合作者通过运用符合他们工作风格的时间管理技术来进行交流,以避免不断被合作分散注意力。技术可以提供帮助,但这不是技术问题。它更多是一种文化和工作管理解决方案。
 
他表示,有些人早上会第一时间收到电子邮件,而其他人则专注于反思性工作,他们会接受会议邀请,可以确保会议讨论重点议题,事先分发议程,之后再发送电子邮件并制定下一步行动。
 
Cross说:“他们积极地塑造自己的角色,这样就不会有人不断地把他们推回到协作需求中。”
 
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